轻松办公系列进阶课堂-OfficeExcel数据透视表和数据透视图（九）

EasyOffice系列高级课-OfficeExcel数据透视表和数据透视图

（九）

设计数据透视表的布局和格式

添加字段、显示适当的详细信息级别、进行计算以及对数据透视表中您认为合适的数据进行排序、筛选和分组后，您可能需要优化报表的布局和格式以提高可读性并使其更易于使用。更容易阅读。更美丽。有趣的。

您还可以有条件地格式化数据透视表。

更改表单布局和字段设置

如果要对报告的布局和格式进行重大更改，您可以将整个报告组织为摘要、大纲或表格。还可以添加、重新排列和删除字段以获得所需的最终结果。

1更改数据透视表格式：压缩、大纲或表格

您可以更改数据透视表及其各个字段的形状：摘要、大纲或表格。

1数据透视表

(1)单击数据透视表。

(2)在“设计”选项卡的“布局”组中，单击“报表布局”，然后执行以下操作之一：

a)压缩形式的显示用于在屏幕上水平折叠相关数据并有助于最大限度地减少滚动。侧面开始区域包含在列中，并缩进以显示堆叠的列关系。

b)大纲格式的视图用于以经典数据透视表样式显示数据框。

c)以表格格式查看用于以传统表格格式查看所有数据，并轻松将单元格复制到另一个工作表。

2场地

(1)选择行字段，然后在“选项”选项卡上的“活动字段”组中，单击“字段设置”。

“字段设置”对话框打开。

（提示：您也可以双击行字段以大纲或表格形式显示它。）

(2)单击“布局和打印”选项卡，然后在“布局”部分中执行以下操作之一：

a)要以大纲形式显示字段项目，请单击以大纲形式显示项目标签。

b)要以紧凑形式显示或隐藏同一列中下一个字段的标签，请单击以大纲形式显示项目标签，然后选择显示同一列中下一个字段的标签（压缩形式）。

c)要以类似表格的形式显示字段项目，请单击将项目标签显示为表格。

2添加、重新排列和删除字段

要添加、重新排列和删除字段，请使用数据透视表字段列表。

1单击数据透视表。

2如有必要，在“选项”选项卡的“显示/隐藏”组中，单击“字段列表”，或者对于数据透视图，在“分析”选项卡的“显示/隐藏”组中，单击“字段列表”。

有关详细信息，请参阅创建和更改数据透视表或数据透视图报表中的字段布局。

（提示：要从数据透视表中快速删除字段，请右键单击该字段，然后单击“删除”。）

更改列、行和小计的布局

要进一步优化报表布局，您可以进行影响列、行和小计的更改，例如在行上方显示小计或关闭列标题。您还可以重新排列行或列中的项目。

1启用或禁用列标题和行标题

1单击数据透视表。

2要在显示和隐藏字段标题之间切换，请在选项选项卡上的显示/隐藏组中单击字段标题。

2在行上方或下方显示小计

1选择行字段，然后在“选项”选项卡上的“活动字段”组中，单击“字段设置”。

“字段设置”对话框打开。

（提示：您也可以双击行字段以大纲或表格形式显示。）

2如果小计未打开（选择“无”选项），请单击“小计和过滤器”选项卡，然后在“小计和过滤器”部分下，单击“自动”或“自定义”。

3单击“布局和打印”选项卡，然后在“布局”部分下单击“在大纲中显示项目标签”。

4请执行以下操作之一：

(1)要在小计行上方显示小计，请选中“在每个组上方显示小计”复选框。

(2)要在小计行下方显示小计，请清除“在每组上方显示小计”复选框。

3更改行或列的顺序

1右键单击??行和列标签或标签中的项目，指向“移动”，然后使用“移动”菜单上的命令之一移动该项目。

您还可以选择行或列标签项并指向单元格的底部边框。当指针变为箭头时，将项目拖动到新位置。下图显示了如何选择订单项：

4刷新时调整列宽

1单击数据透视表。

2在“选项”选项卡的“数据透视表”组中，单击“选项”。

将出现“数据透视表选项”对话框。

3单击“布局和格式”选项卡，然后在“外观”部分下执行以下操作之一：

(1)如果你愿意要调整数据透视表列的大小以自动调整为最宽的文本或数值，请选中更新时自动调整列宽。

(2)要保持当前数据透视表列宽，请清除“更新时自动调整列宽”。

5将列移动到行标签区域，或将行移动到列标签区域。

您可能需要将列字段移动到行标签区域或将行字段移动到列标签区域以优化数据透视表的布局和可读性。将列移动到行或将行移动到列与垂直或水平移动字段相同。此操作也称为“旋转”行或列。

1右键单击??行区域，指向“移动”，然后单击“移至列”，或右键单击列区域，然后单击“移至行”。

也可以拖动字段。下图显示了如何将列字段移动到行标签区域。

图中标签说明：

标签1：点击列column

标签2：拖至行区域

标签3：“体育”变成像“地区”一样的行字段

6合并或拆分外部行和列单元格

您可以组合行和列项目的单元格以使项目水平和垂直居中，也可以拆分单元格以适合左侧项目组顶部的外部行和列字段中的项目。

1单击数据透视表。

2在“选项”选项卡的“数据透视表”组中，单击“选项”。

将出现“数据透视表选项”对话框。

3要组合或分离外部行和列项目（项目：数据透视表和数据透视图中字段的子类别。例如，“月份”字段可能包含单元格“一月”、“二月”等项目），请单击“布局和格式”选项卡，然后在“布局”部分下，选中或清除“合并并居中标记单元格”复选框。

（注意：您不能使用数据透视表中“对齐”选项卡下的“合并单元格”复选框。）

更改空白单元格、空白行和错误的显示方式

有时，您的数据可能包含空白单元格、空行或错误，并且您想要调整报表的默认行为。

1更改了错误和空白单元格的显示

1单击数据透视表。

2在“选项”选项卡的“数据透视表”组中，单击“选项”。

将出现“数据透视表选项”对话框。

3单击“布局和格式”选项卡，然后在“格式”部分下执行以下一项或多项操作：

(1)要更改错误显示，请选中“对于错误值，显示”复选框。然后在框中键入要显示的值，而不是错误。要将错误显示为空白单元格，请删除框中的所有字符。

(2)要更改空白单元格的显示，请选中“对于空白单元格，显示”复选框。然后在框中键入要在空白单元格中显示的值。要显示空白单元格，请删除框中的所有字符。要显示零，请清除该复选框。

2显示或隐藏空白行

您可以按行或项目显示或隐藏空白行。

1好的

(1)选择行字段，然后在“选项”选项卡上的“活动字段”组中，单击“字段设置”。

“字段设置”对话框打开。

（提示：您也可以双击行字段以大纲或表格形式显示。）

(2)要添加或删除空白行，请单击“布局和打印”选项卡，然后在“布局”部分下，选择或清除“在每个项目标签后插入空白行”。

2货物

(1)选择数据透视表中的项目。

(2)在“设计”选项卡的“布局”组中，单击“空白行”，然后选择“在每个项目标签后插入空白行”或“在每个项目标签后删除空白行”。

（注意：您可以将字符和单元格格式应用于空白行，但不能在这些行中输入数据。）

3更改无数据的项目和标签的显示方式

1单击数据透视表。

2单击“显示”选项卡，然后在“外观”部分下执行以下一项或多项操作：

(1)显示行中没有数据的项目选择或删除以显示或隐藏没有值的行项目。

（注意：此设置仅适用于联机分析处理（OLAP）（OLAP：为查询和报告而优化的数据库技术，而不是事务处理。OLAP数据以分层结构组织并存储在多维数据集而不是表中。）数据源）。

(2)显示列中没有数据的项目选择或删除以显示或隐藏没有值的列项目。

（注意：此设置仅适用于OLAP数据源。）

(3)如果值区域中没有列，则显示项目标签选择或清除以在值区域中没有列时显示或隐藏项目标签。

（注意：此复选框仅适用于使用OfficeExcel2007之前的MicrosoftOfficeExcel版本创建的数据透视表。）

更改或删除格式

您可以从库中的各种样式中进行选择。此外，您还可以控制报告绑定行为。更改字段编号格式将在整个报告中应用它。创建一致格式的快速方法。

1更改数据透视表数据格式样式

您可以使用样式库轻松更改数据透视表的样式。OfficeExcel2007提供了大量预定义的表格样式（或快速样式），可用于快速设置数据透视表的格式。您还可以添加或删除行和列绑定（交替较暗和较亮的背景）。使用绑定可以更轻松地读取和扫描数据。

1风格

(1)单击数据透视表。

(2)在“设计”选项卡的“数据透视表样式”组中，执行以下操作：

a)单击可见样式可浏览样式库。要查看所有可用样式，请单击滚动条底部的“更多”按钮。

b)或者，如果您已显示所有可用样式并想要创建自己的自定义数据透视表样式，请单击库底部的“新建数据透视表样式”以显示“新建数据透视表样式”对话框。

（注意：虽然您只能删除一种自定义数据透视表样式，但您可以删除任何数据透视表样式，使其不再适用于数据。）

2绑定

(1)单击数据透视表。

(2)在“设计”选项卡的“数据透视表样式选项”组中，执行以下操作之一：

a)要将每一行替换为更亮、更亮的颜色格式，请单击“绑定行”。

b)要将每列替换为更亮、更亮的颜色格式，请单击“绑定列”。

c)要在绑定样式中包含行标题，请单击行标题。

d)要在装订样式中包含列标题，请单击列标题。

2更改字段的数字格式

1在数据透视表中，选择指定字段。

2在选项选项卡的活动字段组中，单击字段设置。

3“字段设置”对话框将显示报表标签和过滤器；“值字段设置”对话框将显示这些值。

4单击对话框底部的“数字格式”。

“设置单元格格式”对话框打开。

5在“类别”列表中，单击指定的格式类别。

6选择所需的格式选项，然后单击“确定”两次。

（提示：您还可以右键单击值字段，然后单击数字格式。）

3包含OLAP服务器格式

如果连接到MicrosoftSQLServerAnalysisServicesOLAP数据库，则可以指定用于检索和显示数据的OLAP服务器格式。

1单击数据透视表。

2在“选项”选项卡上的“数据”组中，单击“更改数据源”，然后单击“连接属性”。

将出现“连接属性”对话框。

3单击“使用”选项卡，然后在“格式化OLAP服务器”部分中，执行以下操作之一：

(1)选择或清除“数字格式”以启用或禁用数字格式，例如货币、日期和时间。

(2)“字符”选中或清除此复选框可启用或禁用字形，例如粗体、斜体、下划线和删除线。

(3)“填充颜色”选中或清除此复选框可启用或禁用填充颜色。

(4)“文本颜色”选中或清除此复选框可启用或禁用文本颜色。

4保留或保留格式

1单击数据透视表。

2在“选项”选项卡的“数据透视表”组中，单击“选项”。

将出现“数据透视表选项”对话框。

3单击“布局和格式”选项卡，然后在“格式”部分下执行以下操作之一：

(1)要保存数据透视表的布局和格式，以便每次对数据透视表执行操作时都可以使用它，请选中“更新时保留单元格格式”复选框。

(2)要覆盖数据透视表布局和格式并在每次对数据透视表执行操作时使用默认布局和格式，请清除“更新时保留单元格格式”复选框。

（注意：此选项也会影响数据透视表格式。但是，不会保留趋势线（趋势线：趋势线以图形方式表示数据系列的趋势，例如，向上倾斜的线表示销售额逐月增加。趋势线用于问题预测研究，也称为回归分析）、数据标签（数据标签：为数据标签提供附加信息的标签，数据标签代表单个数据点或从数据表单元格导出的值。）、误差线（经常出现）用于统计数据或科学记数法，误差线指示相对于系列中每个数据签名的潜在错误或不确定性。）以及特定数据系列的其他变化）。

5清除报告中的所有格式设置

1单击数据透视表。

2在“设计”选项卡的“数据透视表样式”组中，单击滚动条底部的“更多”按钮以查看所有可用样式，然后单击库底部的“删除”。

下一篇：《EasyOffice系列进阶班Excel数据透视表与数据透视图（十）分组》数据透视表中的项目

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