Excel模板开发销售报表(1)——数据输入及相关函数公式

2024-07-15 0

现在我们开始从头开始创建这个销售报告模板。运用到日常工作中，成为自创的强大工具。生产模型在逻辑上应分为数据输入、计算模型和通信三个模块。虽然我们可以从任何模块开始，但我们通常首先制作数据输入模块。这本质上是用户与整个销售报告交互的唯一地方。本文演示了Excel2019，但它可以部署在Excel2013-2021或Microsoft365中。

打开Excel，在执行此操作之前，我们应该首先考虑一下我们希望销售报告包含哪些内容。对于销售记录，最准确的字段如下：

订单日期、订单号、客户、销售数量。

订单号的目的是识别订单，最好自动生成。日期时间往往是分析的一个关键维度，因此也应该添加它。

如果您想更好地管理销售，请考虑预期销售额和成本。预测销售用于将销售计划与实际销售结果进行比较。现在我们知道，比较是数据分析中的一项基本业务管理技术。

一个想法诞生了。现在开始编写模板的第一个内容。根据您自己的审美喜好，将某些内容放置在您作品中的某些位置。

输入结构已设置。是不是比想象的简单呢？

如果有多个输入部分，则应将其视为一个单独的模块。然而，这个例子的字段很少，所以我们将计算模型部分放在输入的右侧，以便于使用。不过，这里我们先思考一下计算模型的领域，内容会在后面的文章中讨论。

在本文中，我们将首先关注数据输入模块的功能。以下是需要考虑的三件事。

首先是输入数据限制。五个投球中的每一个都有自己的投球要求。例如，“日期”优选地采用标准格式“yyyy-MM-dd”。当然，我们也可以选择其他偏好，但它们不能独立于日期。“公司”字段也应该受到限制，最好是来自下拉菜单，以防止同音字和拼写错误。“金额”、“计划”和“费用”都是金额，因此它们应该是小数而不是文本。上述约束代表了两种基本类型的约束：数据类型和输入方法。您可以使用数据验证功能来解决此问题。

其次，我们希望数据范围能够随着条目数量的增加而自动增长。因为如果我们每次添加批量销售记录时都必须手动编辑公式的参考范围，没有人愿意麻烦。解决方案是创建“表”。表是Excel中的一个特殊术语。表格通常是通过“插入”选项卡中的“表格”菜单创建的。

最后设计订单号编码方式，通过输入即可自动生成订单号。这是使用函数公式完成的。

我们将依次处理他们。

表格很容易创建，先准备好。然后选择“日期”列并单击“数据验证”菜单。

然后，在“数据验证”对话框中选择“日期”。

例如，我们的规则是只允许从2022年1月1日开始的订单。

一旦验证，表中的日期列将不再接受不合规的数据。例如，如果您填写随机字符串或输入2019-1-1，您将被拒绝。

同样，“序列”约束用于解决“客户端”标签问题。使用它时，我们需要参考序列的范围，为此我们需要提前创建客户表。注意序列的引用范围只能是工作表的地址。因此，为了一劳永逸地做到这一点，我只选择了整个列（第一个标题行除外）。完成以上所有操作后，可以看到输入表单的“公司”栏支持下拉框。其优点是限制公司的注册名单并避免可能出现的印刷错误。